明白：物业管理服务的启动阶段

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物业管理服务的启动阶段





物业管理的全面正式启动以物业的接管验收为标志。从物业的接管验收开始到业主会的正式成立，包括物业的接管验收、用户入住（入伙管理）、产权备案和档案数据的建立、首次业主大会的召开和业主会的正式成立4个阶段。





物业的接管验收


物业的接管验收包括新建物业的接管验收和原有物业的接管验收。新建物业的接管验收是在有关部门和开发建设单位对施工单位竣工验收的基础上进行的再验收。接管验收一旦完成，即由开发商或建设单位向物业服务企业办理物业的交接手续，标志着物业正式进入使用阶段，物业管理就应全面启动。原有物业的接管验收通常发生在产权人将原有物业委托给物业服务企业管理之际，或发生在原有物业改聘物业服务企业，在新老物业服务企业之间。在这两种情况下，原有物业接管验收的完成也都标志着新的物业管理工作的全面开始。


物业的接管验收是直接关系到物业管理工作能否正常顺利开展的重要一环。


在接管验收的过程中，物业服务企业要充分发挥自己的作用，对验收中发现的问题应准确记录在案，明确管理、维修责任，并注意审查接收的图纸数据文件。


详细内容见本书第十章《物业的接管验收》，





用户入住


用户入住是指住宅小区的居民入住，或商贸楼宇中业主和租户的迁入，这是物业服务企业与服务对象的首次接触。用户入住时，首先要签订物业服务委托合同、管理规约。为了能有一个良好的开端，物业服务企业需要做好下列工作：





1、通过宣传使用户了解和配合物业管理工作。


采用多种宣传手段和方法，向用户进行宣传，使用户了解物业管理的有关规定，主动配合物业服务企业日后的管理工作。通常，物业服务企业都向用户发放


《用户须知》和《用户手册》。


《用户手册》全面详尽地反映出用户应遵守的管理规定，同时也告知用户物业服务企业所能提供的服务项目。





2、配合用户搬迁。


论是住宅小区还是商贸楼字，用户搬迁对于物业服务企业都是十分关键的时刻，既要热情服务，又要让用户意识到应积极配合物业服务企业，共同维护舒适的工作和生活环境，遵守物业管理的有关规定。这方面的主要工作有：





3、做好用户搬迁阶段的安全工作。


用户搬迁一般时间比较集中，此时的人身安全、财产安全应引起特别关注。


这一时期物业服务企业应提高警惕，加强治安管理，安排较多的保安人员值班。





4、加强对用户装修的管理。


迁入新居的住户和单位，一般都要对房屋进行不同程度的装修。对此，物业服务企业除给予积极的协助外，还要特别注意加强对房屋装修的管理，包括建立对房屋的这些尤其是房屋结构的变动和室内原有设备、管线的改动的申报审批和备案制度，对装修施工过程中的垃圾、噪音、用火、用电安全的管理，对装饰装修材料的管理等。





产权备案和档案数据的建立


1、产权备案。


房地产的产权备案和权属登记是不同性质的工作，权属登记是行政部门的行业管理，产权备案是物业管理中十分重要的一个环节。根据规定，产权人应按照城市房地产行政主管部门核发的所有权证规定的范围行使权利，并承担相应的义务。物业管理就是使产权人的权利得到保障，并承担所应承担的义务。物业中的公共设施和房屋的公共部位，是多个产权人共有的财产，其维修养护费应由共有人按产权份额比例分担。为准确界定每个产权人拥有产权的范围和比例，维护其合法权益，建立了产权备案制度。产权备案是施物业管理前必须做、且要做好的一项工作。





2、档案数据的建立。


档案数据包括业主或租户的数据和物业的数据。


业主或租住户入住后，应及时建立他们的档案数据，例如业主的姓，家庭人员情况、工作单位，平时联系的或地址，收缴管理费情况，物业的使用或维修养护情况等。


物业档案数据是对前期建设开发成果的记录，是以后施物业管理时工程维修、配套、改造必不可少的依据，是更换物业服务企业时必须移交的内容之档案数据的建立主要抓住收集、整理、归档、利用四个环节。要尽可能完整地归集从规划设计到工程竣工，从地下到楼高，从主体到配套，从建筑物到环境的全部工程技术维修数据，尤其是隐蔽工程的技术数据。经整理后按照数据本身的内在规律和联系进行科学的分类与归档。可按建筑物分类，如设计图、施工图、竣工图、设备图等，也可按项目分类，如配电、供水排水、消防、空调等。





（四）首次业主大会的召开和业主会的正式成立


当物业销售和用户入住达到一定比例时（50%），应在主管部门指导下适时召开首次业主（含使用人）大会，制定和通过有关管理规约，选举产生业主会。至此，物业管理工作就从全面启动转向日常运作。








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